Քանի որ ձեր բիզնեսն աճում է, պաշտոնական բիզնես հաշվետվություններ գրելն անխուսափելի է: Այս զեկույցները ավելին են, քան թվերն ու փաստերը: Դրանք ձեր ընկերության դեմքն են և պետք է լինեն պրոֆեսիոնալ և լավ գրված ՝ լավագույն տպավորություն թողնելու համար: Անկախ բովանդակությունից կամ լսարանից, կա հիմնական մեթոդ, որին կարող եք հետևել ՝ ձեր զեկույցը ստեղծելու համար:
Բիզնես հաշվետվություն կազմելու 7 քայլ
Հաջող զեկույցները պահանջում են պլանավորում, որպեսզի կարողանաք տեղեկատվությունը հստակ փոխանցել: Եթե ձեր ընկերությունը գործի վերաբերյալ նախորդ հաշվետվություններն ունի, որոնք նրանք հաջող են համարել, վերանայեք դրանք ՝ պատկերացում կազմելու, թե ինչ են նրանք փնտրում: Անկախ նրանից, թե առկա են նախորդ զեկույցների օրինակներ, գործարար հաշվետվություն կազմելիս հետևեք այս քայլերին:
Առնչվող հոդվածներ- Հիմնական բիզնեսի գրասենյակային պարագաներ
- Վարչական օգնականի դերը
- Հիշատակարանի դասավորություն
1. Որոշեք նպատակը զեկույցը
Բիզնես հաշվետվությունների բազմաթիվ տեսակներ կան: Առաջին քայլը պետք է պարզել, թե ինչու եք գրում զեկույցը: Արդյո՞ք այս հաշվետվությունը ընկերության խորհրդի համար է: Արդյո՞ք դատարեկան ֆինանսական հաշվետվությունբաժնետերերի համար Դուք գրում եք ահաշվետվություն `աշխատողին գնահատելու համար? Արդյո՞ք դամիջադեպի մասին հաղորդումկապված է աշխատավայրի վթարի հետ Theեկույցի պատճառը հասկանալը օգնում է ձեզ ընտրել անհրաժեշտ լսարանը նախատեսված լսարանի համար:
նշաններ, որ ձեր օրենքները նախանձում են ձեզ
2. Բացահայտել և հարմարվել լսարանին
Ձեր գրելու ոճը պետք է հարգի ձեր լսարանը: Գրելու կրթական մակարդակը պետք է համապատասխանի նրանց, ովքեր կկարդան զեկույցը: Աշխատակիցներին կարող է անհրաժեշտ չլինել բոլոր այն տվյալները, որոնք կարող են անհրաժեշտ լինել ընկերության ղեկավարներին: Դրսի կազմակերպությանը կարող է անհրաժեշտ չլինել մուտք ունենալ ձեր ընկերության կողմից դասակարգված համարվող ցանկացած տեղեկատվություն: Theեկույցը կարող է միանգամից մի քանի լսարան այցելել. գուցե ստիպված լինեք յուրաքանչյուր խմբի խնդիրները մտցնել մեկի մեջ կամ գուցե գրել մեկից ավելի տարբերակներ ՝ յուրաքանչյուր լսարանի վրա կենտրոնանալու համար:
3. Հավաքեք և կազմակերպեք հետազոտություն
Հավաքեք բոլոր տվյալները, որոնք կներառվեն զեկույցում: Սա կարող է ներառել մի քանի բան.
- Վաճառքների հաշվետվություններ
- Կանխատեսումներ
- Հաճախումների մասին
- Ախսերը
- Ֆինանսական հաշվետվությունները
- Արտադրության վիճակագրություն
Ձեզ կարող է անհրաժեշտ լինել հավաքել լրացուցիչ տվյալներ, ինչպիսիք են հարցազրույցները,հաճախորդների վերլուծություն, կամ մրցակցային տեղեկատվություն ՝ ավելի ամբողջական դիտելու համար: Հիշելու մեկ այլ կետ `հարկավոր է բացատրել այն մեթոդներն ու ընթացակարգերը, որոնք օգտագործել եք ձեր տվյալները հավաքելու համար: Սա վստահություն է հաղորդում գտածոներին և ընթերցողներին հնարավորություն տալիս հավատալու ձեր տեղեկատվությանը:
4. Կատարի՛ր վերլուծությունը
Այս պահին անհրաժեշտ է վերցնել ձեր ունեցած տվյալները և իմաստավորել այդ ամենը: Դուք արդեն որոշել եք այս զեկույցը գրելու ձեր պատճառները. Այժմ պետք է վերցնեք տվյալները և փորձեք դրանք հասցեագրել: Մեկնաբանեք տվյալները, հասկացեք, թե ինչ են նշանակում այս տվյալները և ինչպես դրանք կարող են օգտակար լինել ընթերցողների համար: Ի՞նչ հարցերի են պատասխանում տվյալները:
ինչպես ազատվել մարտկոցի կոռոզիայից
- Իվերլուծությունբիզնեսի զեկույցի հիմնական մասն է. Դուք պետք է կարողանաք եզրակացություններ և առաջարկություններ առաջարկել ՝ օգտագործելով այս վերլուծությունը: Օրինակ, ընդլայնման դեպքում դուք կցանկանաք գնահատել ընդլայնման ծախսերը և որքան եկամուտ է ակնկալվում: Դուք նաև կանդրադառնաք ընդլայնման պատճառներին, ինչպիսիք են `ընկերության համար պահանջարկի ավելացումը և երկարաժամկետ նպատակները, ինչպես նաև համապատասխան ուժեղ կողմերը, թույլ կողմերը, հնարավորությունները և սպառնալիքներըSWOT վերլուծություն,
- Ավելի հեշտ ընթերցանության համար գուցե ստիպված լինեք կազմել գծապատկերներ, աղյուսակներ կամ գծապատկերներ ձեր տվյալների և վերլուծության համար: Սա ընթերցողներին հեշտությամբ տալիս է համարները կամ գնդակի միավորները. այն կարող է նաև օգնել, եթե ստիպված լինեք ձեր զեկույցով սլայդ ներկայացնել:
5. Ձևաչափեք զեկույցը
Հետազոտությունը կատարելուց և տվյալները վերլուծելուց հետո հաջորդ քայլը զեկույցի ձևավորումն է: Բիզնես հաշվետվությունների մեծ մասը պարունակում է հատուկ բաժիններ. կարող ես զարգացնելուրվագիծորը ներառում է տվյալ մասերից յուրաքանչյուրի տվյալները:
- Գործադիր ամփոփում - Սա զեկույցի հիմնական կետերի ամփոփագիր է, ներառյալ առաջարկությունները:
- Ներածություն - Սա մանրամասնում է, թե ինչու է կազմվում զեկույցը:
- Գտածոներ / տվյալներ - Սա պարունակում է հետազոտություն, վերլուծություն և ցանկացած գծապատկեր և գծապատկեր:
- Եզրակացություններ - Այս բաժինը պարունակում է արդյունքների բաժնի ամփոփ նկարագրություն:
- Առաջարկություն s - Որո՞նք են զեկույցի արդյունքների և եզրակացությունների հիման վրա առաջարկությունները:
Ուրվագիծն ստեղծելիս պետք է կազմեք կարևոր թեմաների և ենթաթեմաների ցուցակ, ապա կազմակերպեք ձեր թեմաները տրամաբանական հերթականությամբ: Reportsեկույցների մեծամասնությունը լավագույնս աշխատում է թեմա-ենթաթեմատիկական կազմակերպության հետ, բայց օգտագործեք մեկ այլ ձևաչափ, եթե այն ավելի լավ է համապատասխանում ձեր տվյալներին:
6. Գրիր այն
Օգտագործելով ձեր ուրվագիծը որպես շրջանակ, այնուհետև կարող եք գրել զեկույցի կոպիտ նախագիծ ՝ օգտագործելով ձեր ուսումնասիրած կամ վերլուծած տեղեկատվության կտորները: Նպատակը ձեր մտքերն ու հիմնական կետերը թղթին հանձնելն է. Այս տարբերակը դեռ կարիք չունի քերականորեն կատարյալ լինելու կամ ճիշտ ձևաչափված: Թուղթը կարող եք ավելի ուշ խմբագրել:
7. Վերանայեք Գործադիր ամփոփագրի հիմնական կետերը
Գործադիր ամփոփագիրը կարող է գրվել վերջին ՝ որպես ընդհանուր զեկույցի կրճատված տարբերակ. շատերը սպասում են մինչ թուղթն ավարտվի մինչ այս ակնարկը գրելը: Այս ամփոփագիրը պետք է ներառի.
- Համառոտ հայտարարություն զեկույցի նպատակի մասին Մեկնարկի օրինակ կարող է լինել. «Մեր ընկերությունը ցանկանում է ընդլայնել գործողությունները նոր տարածքներում: Այս զեկույցը վերանայում է մեր ընթացիկ հնարավորությունները և այն, ինչ անհրաժեշտ կլինի լրացուցիչ ոլորտներ տեղափոխվելու համար »:
- Կարևոր տեղեկություններ Հետևյալ տեղեկատվության օրինակ կարող է լինել. «XYZ ընկերությունը ներկայումս ապրանքներ և ծառայություններ է վաճառում եռապետական տարածքում և աշխատում է 300 մարդ: Յուրաքանչյուր լրացուցիչ պետության համար կպահանջվի $ 500,000 կապիտալ և 75 լրացուցիչ աշխատող »:
- Հիմնական գտածոներ կամ տվյալներ Օգտագործելով այն տեղեկատվությունը, որը դուք ներառել եք ձեր զեկույցում, դուք պետք է մատնանշեք այն հիմնական վերլուծությունները, որոնք ցանկանում եք, որ ընթերցողն իմանա: Օրինակ. «Լրացուցիչ 2 նահանգների մեջ ընդգրկվելու համար XYZ ընկերությունը պետք է վարձի ևս 150 աշխատողի և կառուցի 2 նոր գործարան: Նախատեսվում է, որ յուրաքանչյուր գործարանն ավարտելուց հետո առաջին տարի $ 750,000 եկամուտ կբերի »:
- Հիմնական եզրակացություններ Այս բաժնում դուք պետք է ամփոփեք, թե ինչ են ասում գտածոները: Օրինակ ՝ կարևոր կլիներ ասել. «Անհրաժեշտ իրերի տեղ ունենալը կպահանջի 1 միլիոն ԱՄՆ դոլարի կապիտալ ծախս և 3 ամիս` շինարարությունն ավարտելու համար: Այս ընդլայնումից կանխատեսվող եկամուտները $ 1.5 մլն են »:
- Ամենակարևոր առաջարկությունները Ներառեք առաջարկությունները: Ի՞նչ պետք է անի ընկերությունը տեղեկատվության հետ, որը դուք ներկայացրել եք զեկույցում: Որպես օրինակ `« XYZ ընկերությունը պետք է նախատեսի ընդլայնել 2 նահանգների և 1 միլիոն դոլար հատկացնել սպասվող շինարարության համար »:
Գործադիր ամփոփագիրը պետք է ունենա բավարար տեղեկատվություն այն մասին, թե որտեղ կարող է զբաղված ղեկավարը կարդալ զեկույցի այդ մասը և լավ պատկերացում կազմել բուն թերթի մասին: Որոշ դեպքերում գործադիր ամփոփագիրը կարող է լինել այն ամենը, ինչ կարդացվում է: Իդեալում, գործադիր ամփոփագիրը պետք է լինի էջի կամ ավելի փոքր երկարության: Վերանայեք սաօրինակ գործադիր ամփոփագիրառաջնորդության համար:
Բիզնես զեկույցի ընդհանուր խնդիրները, որոնք պետք է խուսափել
Կան մի քանի ընդհանուր խնդիրներ, որոնք պետք է խուսափել բիզնես զեկույց գրելիս:
- Ուշադրություն դարձրեք ձեր լեզվին. Լեզուն պահեք պաշտոնական ՝ պատշաճությունը պահպանելու համար:
- Խոսքություն Եղիր հակիրճ: Մի օգտագործեք տաս բառ, եթե երկուսն են անում:
- Չափից շատ ժարգոն. Մի օգտագործեք այն, եթե կարող եք խուսափել դրանից: Եթե դուք պետք է օգտագործեք ժարգոն, ապա սահմանեք տերմինը այն առաջին անգամ օգտագործելիս:
Համոզվեք, որ ձեր զեկույցը սահուն է, և տվյալները, եզրակացություններն ու առաջարկությունները բոլորը միմյանց մեջ են: Ընթերցողը պետք է կարողանա հետևել այն պատճառաբանություններին, որոնք ցույց են տալիս, թե ինչպես եք հասել ձեր վերջին կետերին:
ինչպես ձեռք բերել կույս տղամարդ
Արդյունավետ զեկույցի լրացում
Ձեր առաջին նախագիծն ավարտելուց հետո ժամանակն է վերանայել: Բոլոր բիզնես հաշվետվությունները կօգտվեն սրբագրումից:Սրբագրումզեկույցը օգնում է ձեզ գրել արդյունավետ զեկույց, որը հասնում է ձեր կազմակերպության նպատակներին: Մի շտապեք և հետևեք մանրամասներին, և կարող եք գրել արդյունավետ և պրոֆեսիոնալ բիզնես հաշվետվություններ:
