Բիզնես նամակ գրելը բարդ չէ: Հաղորդակցման այս տեսակը մեկ նպատակի է ծառայում ՝ ձեզնից արագ տեղեկատվություն հաղորդել ընթերցողին: Կիպ, սահուն, հոսող օրինակը ընթերցվում և հասկանալի է դառնում: Elseանկացած այլ բան կարող է շփոթեցնել, ձանձրացնել կամ շեղել այն կետերից, որոնք ցանկանում եք նշել: Հետևեք համապատասխանինբիզնես նամակի ձևաչափև մնացեք կետում ՝ այս տեսակի նամակագրությունը պատրաստելիս:
Սկսած
Տեղադրեք ձեր լավագույն բիզնես ոտքը ՝ տպելով նամակը բարձրորակ ընկերության վերնագրի վրա: Սկսելուց առաջ վերևում նշված ամսաթիվը ներառեք ձախ եզրին հավասարեցված, ապա թողեք մեկ կամ երկու տող և մուտքագրեք ձախ եզրին հավասարեցված ներսի հասցեն ՝ հետևյալ կերպ.
Առնչվող հոդվածներ- Հիշողության դասավորություն
- Վարչական օգնականի դերը
- Ճապոնական բիզնես մշակույթ
Ամիս, օր, ամբողջ տարի (օրինակ 2010)
Ոն Սմիթ
Ընկերության Անվանումը
Փողոցի հասցեն
Քաղաք, նահանգ, ZIP
Առարկա
Ներքին հասցեի տակ թողեք երկու տող, ապա մուտքագրեք «Re» ՝ (կամ «Subject:»): (Նշում. «Re.» - ը նշանակում է «առնչվում է» -ի հետ): Ներառեք նամակի թեմայի կոպիտ հայտարարություն: Օրինակ:
ամանորյա նվերներ ծերանոցի բնակիչների համար
Re. Ձեր շնորհանդեսը նախորդ շաբաթ
Ողջույն
Թողեք երկու տող թեմայի և ողջույնի միջև: Երբեք մի ենթադրեք «Բարև, Բոբ» խոսակցական ողջույնը ընդունելի է, հատկապես եթե դուք գրում եք մեկին, ում չեք ճանաչում: Գործարար նամակ գրելիս օգտագործեք հասցեի ճիշտ ձևերը (պարոն Ուիլսոն, տիկին Ուայթ): Կանոնից բացառություն է այն դեպքում, երբ վստահ չեք ստացողի սեռին: Հնարավորության դեպքում արագ զանգահարել գրասենյակ կարող է օգնել: Բայց եթե դա հնարավոր չէ, վերացրեք գենդերային հղումները: Եթե չգիտեք, մի գուշակեք: Եթե վստահ չեք սեռի հարցում, որպես ողջույն օգտագործեք անձի ամբողջ անունը, օրինակ ՝ «Հարգելի Բոբի Սմիթ»:
Մարմին
Նամակի մարմինը գրելիս օգտագործեք պարզ, ուղղակի նախադասություններ, որոնք հստակորեն փոխանցում են ձեր գաղափարները: Դրա օրինակը հետևյալն է
Հարգելի պարոն Հեթչեթ.
Ես ստուգել եմ մեր WhamJet միակցիչի արտադրանքը ՝ որպես ձեր առցանց կապի արդյունավետության խնդրի լուծում, որը մենք քննարկեցինք հուլիսի 3-ին կայացած Բիզնես բռնցքամարտիկների ակումբի հանդիպմանը: Կցված են ակնարկներն ու արտադրանքի մասին տեղեկությունները `ձեր հայցմամբ վերանայման համար:
Հատուկ եղիր
Ներառեք հատուկ մանրամասներ, որպեսզի ընթերցողը հստակ հասկանա, թե ինչի մասին է հաղորդակցվում: Ահա մի օրինակ.
կատուն մազերը կորցնում է ականջների հետեւի մասում
Դուք նշեցիք, որ անհրաժեշտ է որոշում կայացնել առցանց կապի խնդիրների վերաբերյալ մինչև ամսվա վերջ: Կարո՞ղ ենք հաջորդ չորեքշաբթի օրը `21-ին, ժամը 1: 00-ին հանդիպել ճաշելու համար: Մենք կարող ենք ավելին խոսել WhamJet հավելվածների մասին, և ես կարող եմ պատասխանել ձեր ցանկացած հարցի: Հաստատելու համար երկուշաբթի կզանգահարեմ առաջին բանը:
Եղեք ուղիղ և անկեղծ
Ոչինչ ավելի մեծ շրջադարձ չէ, քան կարդալ բիզնես նամակ, որը լի է ոչ անկեղծ քաղաքավարությամբ կամ մեղքի տեղաշարժով:
-
Ես անկեղծորեն ցավում եմ այն անհարմարության համար, որ մեր վերապահումը կորցնելը կարող է ձեզ 50-րդ դասի վերամիավորման պատճառ դարձնել:
-
Հուսով ենք, որ ձեր վերջին պատվերի 12% հավելավճարը ձեզ չի խանգարի ապագայում ընտրել մեր ֆիրմայից ապրանքներ:
-
Մեր ուժերից վեր հանգամանքների պատճառով
առցանց խաղեր դպրոցում խաղալու համար
Փոխարենը, այն անձնական արեք.
-
Ես չեմ կարող պատկերացնել, թե ինչպիսի վիշտ եք զգացել, երբ լսել եք, որ մենք կորցրել ենք ձեր վերապահումը ձեր 50-րդ դասի հավաքույթի համար:
-
Գիտեմ, որ 12% հավելավճարը բարձր է թվում: Թույլ տվեք բացատրել, թե ինչու դա տեղի ունեցավ: Դրանից հետո, եթե կարծում եք, որ անհրաժեշտ է չեղարկել ձեր պատվերը, ես կհասկանամ:
-
Կներեք, բայց ձեր պատվերը կարող է հետաձգվել 90 օրով: «Դենիս» փոթորիկը ոչնչացրեց մեր պահեստի բեռնման նավահանգիստը Ֆլորիդայում, և մենք աշխատում ենք որքան հնարավոր է արագ այն վերականգնել և ստուգել պահեստի պարունակության վնասը: Ես խնդրում եմ, որ խնդրում եմ համբերատար լինել:
Խուսափեք Ձևաթղթերից
Ձևաթղթերը լավագույն դեպքում անկեղծ չեն: Փոխարենը, երբ գործարար նամակ եք գրում, ընթերցողին զգացեք, որ իրենց հետ կապվում է ոչ թե պարզապես համակարգչից դուրս գրված բառերը:
Սահմանեք համապատասխան տոնը
Սառը և հեռավոր կարծես թե գերադասելի բիզնեսի պատասխանն է: Մի ընդօրինակեք այն: Փորձեք պատկերացնել, որ խոսում եք անձի հետ դեմ առ դեմ: Կսկսե՞ք ձեր զրույցը նույն բացումով: Ինքներդ ձեզ ընթերցողի տեղը դրեք: Եթե ձեզ անպայման «Ոչ» ասեն, ապա ինչպե՞ս կցանկանայիք ձեզ ասել: Takeամանակ տրամադրեք բացատրելու, թե ինչու, բայց ոչ չափազանց ձևական կամ պատահական ձևով: Այս երկու մոտեցումներն էլ վիրավորական են:
Պահպանեք ձեր մտքերը, և անկախ նրանից, թե որքան հիմար եք համարում մարդը, մի՛ արհամարհեք և ոչ մի կերպ մի հաղորդեք ձեր գերազանցությունը: Ուշադիր եղեք, որ ձեր կարծիքը նամակի մեջ չթափվի: Ձեր զայրույթը նույնպես հսկողության տակ պահեք: Եթե ազդրից եք կրակում, արդյունքը կարող է աղետալի լինել: Երբ դուք նամակ եք գրում ՝ ձեզ զայրացնող թեմային անդրադառնալու համար, նամակը մի կողմ դրեք այն ուղարկելուց առաջ: Ավելի լավ է, քնել դրա վրա: Anայրույթը ցրվում է ժամանակի հետ: Ինվեկտիվով լցված գործարար նամակը չունի:
Եզրափակելով Նամակը
Դեպիփակիր նամակը, գրեք համառոտ ամփոփագիր, ամփոփելով գործողությունների ցանկացած կետ և ասելով ստացողին, թե ինչ է սպասում հետագայում: Օգտագործեք «Անկեղծորեն», ինչպիսին է օրինակ պաշտոնական փակումը, ապա ստորագրության համար մի քանի տող թողեք նախքան ձեր անունը, անվանումը և ընկերությունը մուտքագրեք: Օրինակ:
Հարգանքներով
ինչ նշանի հետ է համատեղելի ջրհոսը
Ffեֆֆ Սմիթ, Նախագահ
WhamJet միակցիչներ
Գրեք ձեր նամակները ՝ օգտագործելով այս ձևաչափը. Ողջույններ, խնդրի ճանաչում, կարիքը կամ խնդրանքը, գործողության կոչ ՝ ինչ եք անելու կամ ինչի կարիքն ունի ընթերցողը, և դուրս գալիս:
Խորհուրդներ
Գործարար նամակ գրելիս մտքում պահեք հետևյալը.
- Բիզնես նամակը թույլ չի տալիս շաղակրատ ոլորել, և «խոսակցական» լինելը անփույթ ստանալու լիցենզիա չէ:
- Համոզվեք, որ ձեր տեղեկությունները, ինչպիսիք են հասցեն, ընկերության անվանումը, անձի անունը և ուղղագրությունը, ճիշտ են:
- Ստուգեք ուղղագրությունն ու քերականությունը:Սրբագրելևխմբագրելձեր նամակը ուշադիր սխալների համար:
Արդյունավետ բիզնեսի հաղորդակցման գործիք
Բիզնես նամակների բազմաթիվ տեսակներ կան: Գուցե օգտակար կլինի վերանայել մի քանի կոնկրետ օրինակ նամակներ, ինչպիսիք ենվաճառքի նամակների նմուշ,ներողություն բիզնեսի նամակներ, կամհանձնարարական նամակներ, Հետևելով համապատասխան ձևաչափին և ուշադիր դիտարկելով ձեր ասածը գրելուց առաջ, կարող եք ստեղծել հղկված,մասնագիտական բիզնես նամակդա ձեր ընկերությունը ներկայացնում է դրական լույսի ներքո:
